Outlook para Telecom e TI - Parte 1

terça-feira, 22 de março de 2011 13:53:00 Categories: Email Microsoft Outlook
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Começaremos uma nova série de dicas, agora com o Outlook - programa de Emails da Microsoft. Como em toda Suíte Office, é possível criar macros VBA no Outlook, o que pode ser útil em aplicações que o utilizem como cliente de e-mail.

Mas vamos começar hoje com dicas bem simples, de utilização do programa. Embora sejam simples, vale a pena conhecer.

 

 

Nota: Ferramentas como Excel, Mapinfo e Google Earth – que já tem série de dicas iniciadas aqui - tem suas aplicações específicas para nossa área, e fica fácil falar sobre o uso das mesmas relacionadas ao tema Telecom e TI. Já em alguns programas, como o Editor de Emails Outlook da Microsoft, a aplicação é muito mais genérica, mas nós da área também usamos! Portanto, dicas sobre a utilização do mesmo podem sim ser entendidas como Dicas para Telecom e TI!

Então vamos lá. Não se preocupe, hoje seremos breves.

 

Remover Entrada do Histórico de Emails Enviados

Quando você envia um e-mail utilizando o Outlook, você já deve ter percebido, o endereço do destinatário fica armazenado na lista de histórico.

Isso pode ser útil quando você cria um novo e-mail - você pode digitar apenas alguns caracteres em Para ou CC, e o Outlook vai apresentar um caixa pop up com sugestão de nomes.

 

Você pode escolher o nome apropriado simplesmente selecionando o mesmo com o mouse ou de forma ainda mais fácil, utilizando as barras de rolagem.

 

Certo, até aqui tudo bem.Mas imagine o seguinte: que você tenha enviado – sem querer – um e-mail com um erro de digitação, por exemplo Contcat@telecomhall.com. Esse e-mail também vai ficar armazenado no histórico!

 

Um outro caso: seus contatos podem alterar o endereço de e-mail deles, e aí você acabará tendo o mesmo problema, já que o antigo endereço deles ficará na lista – e você pode acabar enviando para esse e-mail por engano.

E então, como apagar esse endereço que ficou armazenado?

Observação: é provável que depois que você vir a solução apresentada aqui, você pense algo como "Mas que coisa óbvia!".

Entretanto, por favor, faça o seguinte. Antes de ler a solução, envie um e-mail errado, de propósito (por exemplo abcdefghijklm@nopq.com).

Depois, tente eliminar essa entrada. Se você conseguiu, parabéns, muita gente tenta e não consegue! Se não conseguiu, continue lendo, e veja como é simples – embora não seja óbvio.

Primeiro, na interface de criação de mensagem, digite um ou mais caracteres de forma que a entrada a ser apagada apareça.

 

Depois, utilizando apenas as setas do teclado (para cima e para baixo) selecione até a entrada desejada. (Não utilize o mouse!)

Para concluir, pressione a tecla Delete!

 

Pronto, isso vai o nome do histórico do Outlook.

 

 

Transformando Itens

Suponha agora que você receba um e-mail de um amigo, com novas informações de contato e endereço.

 

Pergunta: como você faz para incluir os dados do mesmo na sua Lista de Contatos do Outlook?

É claro que você pode seguir os passos naturais. Clicar em Contatos (1), depois clicar em Novo (2).

 

E em seguida, alternar entre as janelas (Email recebido e Novo Contato) e ir copiando e colando todos os dados na nova entrada em branco (3).

 

Tudo bem, isso funciona.

Mas quer conhecer uma forma mais fácil de fazer isso?

Então: simplesmente arraste com o mouse o seu Email para o atalho de Contatos!

 

E veja o que acontece!

 

Bem, é claro que não são preenchidas automaticamente todas as informações, como Telefone por exemplo. Mas já é uma ajuda termos a entrada criada, com informações básicas já preenchidas, não?

Além disso, o corpo do e-mail, com as informações adicionais, fica armazenado no campo Notas parte inferior direita. Se você estiver com pressa, a entrada já pode ser salva, e você pode editar posteriormente.

Isso foi possível graças ao que é conhecido como Transformação de Itens no Outlook.

E o melhor é que é possível fazer essa transformação entre quaisquer itens!

Por exemplo, você pode arrastar uma Tarefa:

para Notas:

 

As possibilidades são muitas. Pratique, e veja como a sua produtividade pode aumentar – principalmente se você for um grande utilizador de todas as funções que o Outlook fornece como Organizador.

 

Conclusão

Este foi o início de uma série de dicas rápidas e simples do Software Outlook. Embora o Outlook não seja um Software exclusivo ou específico para a área de Telecom e TI, o mesmo é utilizado por tais profissionais.

E as dicas, embora simples, podem trazer ganhos na execução das tarefas diárias, aumentando consequentemente nossa produtividade.

Espero que tenham gostado. Aguardo as dúvidas e comentários. E até nosso próximo encontro!