Excel para Telecom e TI - Parte 2

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segunda-feira, 21 de fevereiro de 2011 14:50:00 Categories: Microsoft Excel
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Hoje continuaremos com Dicas de Excel, voltadas para a área de Telecom e TI.

São dicas rápidas, e às vezes, por alguns usuários. Aprendendo sempre novas dicas, você poderá não só realizar as tarefas diárias de forma mais rápida e simplificada, como também tornar-se um profissional cada vez mais diferenciado.

Então vamos ao breve tutorial de hoje.

 

Mover Coluna

Você já precisou mover uma coluna em uma tabela do Excel?

Suponha o seguinte: que você tenha uma tabela no Excel, com algumas colunas de dados. Suponha também que você precise fazer uma reordenação nessa tabela, simplesmente para ficar mais natural. Por exemplo, pode talvez a sua tabela tenha um campo Endereço logo no início, em seguida vários campos de dados, e depois um campo para País. O ideal é que endereço fique próximo de país, não acha?

De qualquer forma, o exemplo foi apenas para ilustrar a necessidade: às vezes precisamos reordenar as colunas, seja qual for o motivo.

A maneira mais natural, e que quase institivamente fazemos (pois funciona!) é a seguinte: primeiro, localizamos onde encontra-se a coluna que deve ser movida (reordenada). Em seguida, selecionamos toda a coluna, e escolhemos o Menu Recortar (ou as teclas CTRL + X).

 

Depois, vamos para o novo local dessa coluna recortada, selecionamos a coluna anterior ou posterior, e colamos a mesma (CTRL + V).

 

Bom, não tem nada errado nisso, e o resultado funciona perfeitamente!

 

Mas será que existe uma maneira ainda mais fácil e intuitiva? Até mesmo porque, mesmo no exemplo acima, algumas pessoas tem um certo receio de acabar perdendo seus dados pelo caminho, e primeiro criam um coluna em branco, fazem o CTRL + C e CTRL + V e só depois de verificarem que os dados foram copiados apagam a coluna em branco.

Sim, existe uma maneira até mais elegante de se mover colunas: utilizando a tecla SHIFT!

Refazendo o exemplo, para mover a coluna agora com a tecla SHIFT e o Mouse, primeiro selecione a coluna que você deseja mover. Em seguida, aperte a tecla SHIFT e fique com ela pressionada (não solte). Com o Mouse, clique numa das linhas da coluna selecionada, e mova – arraste com o Mouse - até o novo local. Quando a coluna estiver nesse novo local, libere o mouse, e por fim solte a tecla SHIFT.

 

O resultado é o mesmo mostrado anteriormente. Entretanto, essa nova forma de trabalhar com os dados - mover ao invés de simplesmente copiar/cortar e colar - acaba resultando em uma maior produtividade, que você perceberá com o uso.

 

Mover Linhas

Tudo o que falamos par colunas, se aplica também para linhas. O raciocínio é exatamente o mesmo (mover a linha com o mouse e a tecla SHIFT pressionada). Consequentemente, dispensa exemplos.

 

PROCV

Não há dúvidas: uma das mais famosas e eficientes funções do Excel é a PROCV.

Tudo bem, você pode nunca ter usado essa função até hoje. E talvez, gostaria de continuar não usando. Mas também é certo: você estará deixando de lado uma das mais poderosas e úteis funções, que pode te ajudar muito!

Os principais motivos que fazem com que a gente às vezes não tire proveito de ferramentas ou funÇeos como essa é simplesmente o desconhecimento – ou seja, não sabe que existem, não sabem o que podem fazer com elas, e principalmente, não sabem como usar.

Para eliminar essa barreira pelo menos em relação ao PROCV, vamos à explicação.

 

Como sempre, através de exemplos, suponha que você tenha uma tabela com alguns campos como mostrado abaixo.

 

Imagine que alguém pergunte a você: "Para a BTS do tipo C, qual é o Serial?".

 

Uma maneira natural é abrir a tabela no Excel. Verificar linha a linha o campo "BTS Type", até achar o Tipo C. Quando encontrar, verificar o serial nessa mesma linha - na coluna 2 dessa tabela.

 

Certo, mas e como fazer isso AUTOMATICAMENTE? É simples, e é claro que você já associou: usando a função PROCV, que é uma função de procura!

Lembre-se que para inserir uma função no Excel, basta começar a digitar em uma célular qualquer o caracter '='.

 

No nosso caso, ao digitar "=V" já aparece uma lista de funções com a letra V. Dê um duplo clique com o Mouse na função PROCV, e estamos prontos para configurar nossa função.

 

Primeiro, veja que a função tem alguns argumentos, ou seja, as entradas necessárias para que ela nos retorne alguma coisa. Vamos tentar simplificar as descrições:

  • lookup_value: o que vamos procurar?
  • table_array: onde vamos procurar ?
  • col_index_num: em qual coluna – na tabela onde estamos procurando - está o dado a ser retornado?
  • range_lookup: a procura deve ser exata ou aproximada?

Este último argumento pode ser deixado em branco, mas aconselho colocar sempre 0: o Excel vai fazer uma busca exata. Observação: Uma única observação aqui é que se você quiser fazer uma busca aproximada (colocar 1 ou deixar em branco) lembre-se de ordenar a primeira coluna em ordem crescente, para garantir que a função retorne o valor correto.

 

Vamos concluir. Primeiro informamos o valor que queremos procurar: BTS do Tipo C. Para facilitar, o valor C já está digitado em uma célula (na minha planilha foi E16), aí podemos fazer uma referência para a mesma. Assim, começamos a configurar a função:

 

Após informar o valor que desejo procurar – que está na célula E16 de minha planilha, digito uma vírgula, e o Excel me pede para informar o local onde quero procurar.

Com o mouse, simplesmente seleciono o local dos dados. Posso também selecionar colunas inteiras, quando for o caso.

 

Pronto, já informei o que quero procurar, e também onde quero procurar. Agora, só preciso informar em qual coluna da minha tabela onde estou procurando está o meu dado desejado.

No nosso caso, está logo na coluna 2, ou seja, a primeira coluna, logo após a coluna 1, que é usada como referência na procura. Se você se confundiu, leia novamente, mas acredite, não é complicado, e em breve ficará mais claro.

 

Certo. Ainda temos o último argumento: busca exata (0) ou aproximada (1 ou em branco). Como eu quero que seja feita uma busca exata, eu digito um zero.

 

Agora, basta apertar a tecla Enter! Veja como fica o resultado.

 

Range Absoluto

Só para concluir, mais uma pequena dica quando você estiver selecionando o range de dados para a procura. Assim, sempre que selecionar o seu range, e o mesmo for fixo, aperte a tecla F4, ou insira o símbolo "$" no seu range. Dessa forma, se você arrastar essa fórmula em uma tabela, os valores buscados mudam, mas o range fica sempre o mesmo, que é o que desejamos.

 

Um pouco mais de prática

Bom, o retorno de um valor baseado no valor de uma célula foi bom para exemplificar.

Mas na prática, utilizamos a função PROCV em tabelas inteiras, simplesmente arrastando a fórmula e propagando pelas linhas correspondentes.

Tentando ser um pouco mais claro, suponha que você tenha uma tabela com o Tipo de BTS, e precisa retornar o Código de cada um desses tipos.

 

Primeiro, você simplesmente configura a função para a primeira linha. Considerando o mesmo exemplo anterior, fica conforme mostrado abaixo (perceba que agora o número do índice da coluna é 3, pois o campo agora é o terceiro)

 

Nota: lembre-se que você está lidando com ranges, e vai fazer referências relativas. Mesmo que esteja ficando complicado para você, pelo menos grave que você deve sempre fazer com que a região pesquisada não varie – para isso, use a tecla F4, ou coloque o símbolo $ antes de cada referência, como mostrado abaixo.

 

Agora, basta clicar na pequena cruz do canto direito inferior da célula, e arrastar até o final da tabela (você pode dar um duplo clique se preferir).

 

O resultado, como esperado é propagado, e o Código de cada tipo de BTS é mostrado.

 

Uma utilização bastante comum do PROCV é quando você tem uma relação de Cell ID e respectivas siglas de células. E uma outra tabela da OSS, com os KPI's e apenas os Cell ID. Com o PROCV, você tranforma a sua tabela em algo bem mais fácil de ser lido.

 

Finalizando: PROCH e Idiomas

Para finalizar, só mais duas observações.

Da mesma forma que você pode utilizar o PROCV para buscas na vertical – sim, é daí que vem o V – você pode também utilizar o PROCH, para buscas na Horizontal. Natrualmente, você faz as buscas na horizontal, e quando acha, retorna na vertical. Parece complicado mas não é. E se você precisar, já sabe que existe.

Dependendo do Idioma do seu Excel, a função de procura muda. Fique atento para variações, pois em inglês você usa PROCV, mas em português por exemplo, usa PROCV e PROCH.

 

Conclusão

Este foi mais um breve tutorial sobre o Excel, voltado para aplicações da área de Telecom e TI. Hoje conhecemos um pouco sobre como mover linhas e colunas de maneira rápida e elegante, e também como utilizar uma das mais poderosas funçoes do Excel – o PROCV.

Espero que tenham gostado, por favor, deixem seus comentários, pois são muito importantes!