Excel para Telecom e TI - Parte 1

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quinta-feira, 25 de novembro de 2010 05:31:00 Categories: Microsoft Excel
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Existem programas que todos os profissionais de Telecom & TI (e também de outras áreas) precisam saber utilizar. E um dos mais importantes deles é o Excel, da Microsoft.

Mas o que acaba acontecendo é que, também assim como em outros programas, as pessoas acabam utilizando apenas o básico.

É claro que conhecer o básico muitas vezes é suficiente para realizar o nosso trabalho. Só que existem certas dicas, até mesmo de utilização do Excel, que são simples, porém muito eficiente para aumentar a nossa produtividade.

Vamos hoje conhecer algumas delas.

 

O Programa

Tenho quase certeza que você já utilizou o Excel, então não há necessidades de ficar falando muito sobre o que ele é. Mas de forma simples podemos entender como um programa de computador que reúne dados em forma de tabelas, e permite que você manipule esses dados de inúmeras formas.

Atualmente, o Excel, bem como a suite Office encontra-se em sua versão 2010. A anterior é a versão 2007. As versões mais anteriores são 2002-2003, 97 e 95.

Existe uma diferença grande entre as versões 95-2003 e as versões de 2007 em diante.

Não faz mais sentido falarmos em dicas de versões antigas, de anos atrás. Se você ainda não utiliza o Excel 2007 ou superior, pense em fazer a atualização. Além desta versão ser mais limpa, com interface mais moderna, traz inúmeras outras vantagens que veremos com o tempo.

 

Compatibilidade

O Novo office agora tem um novo formato de arquivo – adicionando um X no fim de cada extensão. Por exemplo, no nosso caso do Excel, antes o formato de arquivo (extensão) era '.xls'. Agora, o arquivo do Excel é salvo como '.xlsx'. O mesmo ocorre para o Word (docx) e PowerPoint (pptx). Já para o Access, o formato é um pouco maior (.accdb).

Até pouco tempo, a compatibilidade entre versões poderia ser considerada uma desvantagem, já que nem todos utilizavam a versão 2007. Hoje em dia quase todo mundo já tem a versão 2007 e ou 2010, e também que existem vizualizadores gratuitos disponibilizados no site da Microsoft para que tem versões anteriores mas quer abrir um arquivo de nova versão.

 

Vamos ao que interessa...

Bom, feita uma breve introdução, vamos ao que interessa. Você encontra inúmeros sites com dicas de Excel, vou tentar mostrar as que acho mais interessante hoje.

A medida que eu achar que vale a pena postar a dica, eu publico. Se você tem alguma dica interessante, dessas que todos precisam saber, por favor, compartilhe!

 

Escalas de Cores

Você pode selecionar algumas células (o que chamamos de range), e aplicar automaticamente um estilo de cores.

Por exemplo, suponha que você tenha a seguinte tabela de dados. Você consegue imediatamente ver qual é o maior valor (ofensor) e o menor?

 

No Menu Home (1), escolha Formatação Condicional (2) -> Escala de Cores (3) e clique em alguma das opções. Escolha por exemplo a segunda (4).

 

Veja o resultado.

 

Os dados foram automaticamente tematizados, e você imediatamente vê que o pior caso (vermelho) é 245 e o melhor (verde) é 1!

 

Nova série no Gráfico? Como?

Imagine que você tenha feito um gráfico de colunas simples, utilizando a coluna Date como Eixo Horizontal, e a coluna Value como Eixo Vertical.

 

Agora suponha que tenha que adicionar uma nova série, por exemplo New Value a esse mesmo gráfico. Como você faria. Bem, a maioria refaria todos os passos que utilizou para criar o gráfico – que eu pulei, pois acredito que você saiba fazer um gráfico simples.

Bom, a forma padrão seria acessar o Menu Selecionar Dados, por exemplo clicando com o botão direito do mouse sobre o gráfico. E na nova tela, clicar no botão Adicionar, etc. Ou seja, seguir o Wizard.

 

Mas podemos fazer de forma BEM mais rápida.

Primeiro, selecione a nova coluna que você deseja adicionar como nova série no gráfico. E copie os dados (utilize as teclas CONTROL + C).

 

Em seguida, selecione o gráfico – clique selecionando com o mouse em uma das bordas por exemplo, e cole (utilize as teclas CTRL + V).

 

Pronto: a sua série já está no gráfico (1)! E até o seu Label já está no lugar certo (2)!

 

Funções: SUBTOTAL

O uso de funções também é uma grande vantagem do Excel. Mas como falei, não vou ficar me prendendo ao básico, as dicas são sempre um pouco mais além.

Para entender o que queremos mostrar como fazer, primeiro, considere a tabela a seguir.

 

Como fazer para contar o número de ocorrências da tecnologia GSM? Ou como calcular uma média da coluna Value, quando estiver apenas mostrando a tecnologia LTE?

Para isso, vamos usar a função SUBTOTAL. (Calma, não pretendo complicar nada. Esta função não é das mais simples, mas quando você a aprende, vê que pode facilitar bastante a sua vida).

Primeiro, selecione toda a tabela, e aplique um Filtro. Nesse ponto, os dados podem ser filtrados simplesmente clicando na seta ao lado de cada campo (1), onde surge uma janela de seleção que você já deve ter utilizado (2).

 

Até agora, nada demais.

Mas vamos digitar a fórmula SUBTOTAL em uma célula qualquer – para ficar mais intuitivo, digite na célula logo acima de cada campo.

Esta fórmula tem uma primeira constante que define qual a operação será realizada:

  • 101 AVERAGE
  • 102 COUNT
  • 103 COUNTA
  • 104 MAX
  • 105 MIN
  • 106 PRODUCT
  • 107 STDEV
  • 108 STDEVP
  • 109 SUM
  • 110 VAR
  • 111 VARP

Então, logo acima do campo Value digitamos a fórmula: '=SUBTOTAL(101,C5:C18)'. (Observe que C5:C18 corresponde ao range desse exemplo. Você deve ajustar o range para os seus dados). Utilizamos 101 porque queremos que o subtotal retorne uma média.

E na célula acima do campo Tecnologia, fazemos o mesmo, só que agora com 102 = contar.

Pronto. Para a tabela completa, você tem a média dos valores (1) que é 52.71, e a quantidade ou contagem de registros (2), que é de 14.

 

Mas faça o seguinte: filtre por apenas uma tecnologia qualquer, como por exemplo a GSM. Veja o que acontece!

 

Agora, para GSM, a média dos valores é 58.6, e existem 5 registros!

Bom, é claro que dá para fazer isso de outra forma, por exemplo criando uma Tabela Dinâmica (outra hora vou falar sobre isso). Mas porque não incrementar as suas tabelas que você envia para o seu cliente com uma linha de campos subtotais, facilitando as análises e demonstrações?

Bom pessoal, a idéia é passar dicas rápidas, porém simples, e acho que está bom para começar, até mesmo para ver o seu feedback nos comentários, me ajudando a saber como escrever as novas dicas dessa série, por exemplo se devem ser mais para iniciantes ou mais avançada. Aos poucos, mas sempre um pouquinho mais, pretendo ir repassando.

 

 

Tem uma dica interessante, e quer compartilhar?

Gostou da dica, e tem uma parecida? Mande pra mim que eu publico seu nome aqui!

Envie para contato.

 

Conclusão

Este foi uma breve introdução ao Excel, mais especificamente dicas de comandos ou procedimentos que facilitam a nossa vida, mas muita gente desconhece. A idéia é ser bem rápido, mas contantemente publicando novas pequenas dicas que trazem grandes resultados.

Espero que você tenha gostado. Tire suas eventuais dúvidas postando seus comentários ou via email.

Até nosso próximo encontro, e lembre-se: O seu sucesso é o nosso sucesso!